販促レポート：＜エクセル＞ 条件一致データを別ファイルから抽出する方法｜VLOOKUP関数 【販促ノベルティ卸売りセンター】

投稿日：2019/02/19　カテゴリ： Excel小技

別ファイルからのデータ抽出は面倒


会社で管理する在庫表や売上表などのデータ作成で、必ずと言っていいほど発生する作業が「条件が一致」する「データの抽出」です。

例えば、先月と今月の売上や在庫数を比較したいという時など、ほとんどの場合は「ダウンロードしたCSVデータ」や「過去に作成したローデータ」を使いますが、項目が一致していなかったり、順序が違っていたりすることがあります。

数行であれば、「項目名を修正」したり「順番を並び替え」たりすればよいのですが、データ数が多いと手間もかかるし間違えもおきてしまいます。

そこで活用できるのがVLOOKUP関数。
データ管理では必ずと言っていいほど登場する便利な関数で、これを駆使できるようになるとデータ管理や分析の作業効率がグンと上がるので、管理者の皆さんにとっては、覚えておいて損のない必須スキルとなります。



条件一致データを別ファイルから抽出する方法

VLOOKUP関数を使う時には、必ず参照元と参照先の2つのデータを用意してください。今回は、型番がバラバラに並んでいるローデータ（参照先）と型番が昇順に並んでいる売上集計データ（参照元）を使って説明します。



上の[fx]と書かれたボタンを押し、[関数の挿入]ダイアログボックスを開きます。関数の分類から[検索/行列]を選び、VLOOKUPを選択します。



VLOOKUP関数は、引数も多く一見複雑に見えますが、仕組みが理解できれば非常に簡単です。ひとつずつ見ていきましょう。

• 検索値・・・
  参照先シートやファイルから「検索したい項目」を探すための基準値のこと。ここでは、「型番」が検索値にあたります。
• 範囲・・・
  検索範囲のこと。ここではA～B列になります。
• 列番号・・・
  抽出したいデータが何列目にあるかを指定します。ここでは、B列にあるので「2」になります。
• 検索方法・・・
  検索方法は、0（完全一致）と1（近似値）の2種類があります。1はほとんど使うことがないので、基本的には0を使うと覚えておきましょう。

すべて入力できたら[OK]を押します。



さらに、セルの右下の[+]を摘み下へ引き下ろし、数式を連続コピー。これであっという間に別シート・ファイルから条件に一致したデータを抽出することができました。簡単ですね。


いかがでしたか？
VLOOKUP関数を使いこなせれば、売上管理表や在庫管理表など、様々なデータ管理の作業効率アップ間違いなしです。管理者の方なら必須スキル！もしも周りで知らない方がいたら、ぜひ教えてあげてくださいね。
※Excel2013（Windows版）で操作しています。

担当ライター：俵谷龍佑
WordPressサイト制作／Web集客の専門家。大手広告代理店にて、百貨店や出版社のリスティング広告運用を担当。その後独立、広告代理店で培ったSEOやデータ分析の知見を活かし、個人メディアを運営する傍らフリーのコンテンツライターとして活動中。執筆テーマは、集客やマーケティングなどビジネス関連、グルメや音楽関連。
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