販促レポート：＜エクセル＞ ファイルのサイズを劇的に軽くする便利ワザ 【販促ノベルティ卸売りセンター】

同じエクセルファイルを繰り返し使っていたら起動が遅くなった。そんな経験ないですか？重いファイルは作業効率が悪いだけでなく、破損の原因にも。そこで本日は、ファイルサイズを軽くする方法をいくつかご紹介。

ファイルサイズが大きくなる原因


同じエクセルのファイルを繰り返し使い続けていると、起動が遅くなったり、動作が重くなったり・・・。そんな経験ありますよね。

そのままだと作業効率が悪くなるのはもちろんのこと、最悪の場合はファイル破損で開けなくなってしまうので、早め早めの対処が肝心です。ちなみにエクセルのサイズ容量が大きくなる原因として、大きく分けて以下の4つが考えられます。

• 古いバージョンで作成している
• 数式や参照リンクを大量に含んでいる
• 添付画像や図が多い
• 共有先がやたらと多い

特に、取引先や他部署など、自分以外の人とファイルのやり取りをすることが多い場合、バージョンが古かったり、作業しているうちに共有先や参照リンクが増えたりします。

こういった積み重ねにより、気が付けばファイルが重くなってしまうようです。次段以降は、これらの対処法をご紹介していきますので、ぜひ参考にしてください。



エクセルファイルを軽くする方法

１：数式や参照リンクを「値」に変える

数式や参照が含まれるセルを選択してコピーし、右クリックメニューから[形式を選択して貼り付け]を選びます。


次に、メニューから[値]を選択し、[OK]を押します。数式や参照リンクを値貼り付けする前に、他のシートまたはファイルに影響が出ないか必ず確認してから、作業するようにしましょう。


２：ファイルの拡張子を最新にする

拡張子を最新にするには、[ファイル]をクリックし、[名前を付けて保存]を選択します。


保存先を選択したら、ファイルの種類をExcelブックに変更し[OK]を押します。これで、拡張子が最新版になりました。


３：添付している図や写真を圧縮する

該当の図や写真を選択し、[書式]メニューをクリックし、四角に矢印のついたマークの[図の圧縮]を選択します。


すると、メニューが表示されるので、「画面用（150ppi）」を選択し、[OK]を押します。これで、図や写真を圧縮できました。


４：ブックの共有を解除する

社内の複数の人と共有してファイルを使っている場合、この設定になっていることがあります。設定を解除するには、[校閲]から、[ブックの共有]を選択します。


続いて、[複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する]のチェックを外し、[OK]を押します。これでブックの共有を解除できました。


知ってしまうと非常に簡単な方法ばかりですが、どれも即効性のあるものばかりです、なかなかファイルが立ち上がらない、作業中にカーソルが固まると、お悩みの方がいたらぜひ教えてあげてくださいね。

担当ライター：俵谷龍佑
WordPressサイト制作／Web集客の専門家。大手広告代理店にて、百貨店や出版社のリスティング広告運用を担当。その後独立、広告代理店で培ったSEOやデータ分析の知見を活かし、個人メディアを運営する傍らフリーのコンテンツライターとして活動中。執筆テーマは、集客やマーケティングなどビジネス関連、グルメや音楽関連。
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