販促レポート：上司への状況報告、分かりやすく進捗を伝えるコツ

販促レポート

2016/04/26　仕事術ハック

上司への状況報告、分かりやすく進捗を伝えるコツ

口頭での状況報告が苦手な方への参考記事です。筆者自身も上司への状況報告には苦労した記憶があります。この記事ではその際に身につけた、報告する情報を整理し、相手にコンパクトに状況報告を行う方法をご紹介します。

上司への状況報告が苦手な皆さんへ
上司への状況報告、分かりやすく進捗を伝えるコツ

ある時、筆者TUDURAは友人から「上司への状況報告が苦手で現状を伝えきれないんだ」という相談を受けました。

上司への状況報告が苦手な方だけでなく、特に新人さんや新しくその業務に就いた方は、状況を理解することですら大仕事です。それに加えて、相手のタイプに合わせて報告のタイミングを図ったり、伝える情報の整理をしなければならなかったり、と状況報告は思いのほか難しいものです。

そこで筆者が提唱するのが、報告の前に簡単な「原稿を作成する」ということ。
この記事では、報告原稿の作り方と状況報告時の注意点をお伝えしていきます。

報告原稿の作り方
上司への状況報告、分かりやすく進捗を伝えるコツ

ここではオーソドックスな原稿のフレームをお伝えしていきます。原稿はしっかり作ろうと思わず、簡易的なものにしましょう。手書きでも大丈夫ですし、手間をかけずにサクッと作成してしまうのが続けられるコツです。

問題の内容と重要度
まず報告される側が一番知りたいのが、問題があるのか？ないのか？
現状うまくいっていて追加の判断の必要がなければ、これ以上報告が必要ない場合も多いです。報告される側が新しい判断の必要性と問題があることを把握して、はじめて報告が始まります。そして問題が起こっている「対象」、「問題部分」、「問題内容」、「重要度」を順に伝えていきます。以下の例を参考にしてみてください。

例）
Aプロジェクト（対象）のB社のC製品の納品時期（問題部分）に3日分の遅れ（問題の内容）があります。C製品の納品が遅れるとAプロジェクトの完了時期が1週間延びます（重要度）。

問題の背景と状況の説明
次に問題の背景と状況の説明をはじめます。
ここでは＜6W2H＞を用いて具体的に説明していきます。それぞれの状況には「問題部分」が存在します。その部分に合わせて＜6W2H＞を組み合わせていきます。

When（いつ）、Where（どこで）、Who（誰が）、Whom（誰に）、Why（なぜ）、What（何を）、How（どのように）、How much（いくら）

例）
スケジュールの遅れ：どのくらいの期間、締め切りはいつなのか？
打ち合わせ場所のセッティング：先方勤務地・当日の自分の居所
不足在庫：不足しているモノ・不足数
素材価格の高騰：現在価格・予定価格との差分価格…etc.

問題を箇条書きにして列挙
そして問題を箇条書きにしていきます。
この時、問題の重要度が分かれば対処する優先順位が高い順に上から並べていきます。ここまでが最低限必要な報告事項です。相手によってはこれだけで判断を下す人もいます。これ以降の事項は可能な限り付け加えられるようにしましょう。

問題の考えられる原因
もし問題の原因が分かっていれば書き加えておきましょう。
現場の方からの報告があれば付け加えておきます。決して鵜呑みにしてはいけませんが現場の方の声は貴重な判断材料になることがあります。報告の仕方は「〇〇の担当者のDさんは～ではないか」と言っています。というように、その情報が誰から発信されたものかを明確にしておきます。

ここで注意したいのが、判断をする人に必要以上の先入観を与えないことです。あくまでも、「自分の考えはこうですが、どう思われますか？」と言うように参考情報を提示し、最終判断は相手の考えにゆだねます。

問題の解決策と個人の考え
これは相手の判断の参考になるように伝えます。
現場の方から提示された解決策や自分が過去に似た事例を経験していれば、考えられる限り列挙していきます。その列挙した解決策の中で自分の意見を理由を添えて述べます。ここでも相手に先入観を与えないようにしましょう。

筆者の考えでは、ここでは間違えてもいいので考えを述べてみるのが良いと考えています。親切な相手の場合、間違えの理由を説明してくれる場合もありますし、相手が選んだ解決策の理由も聞くことができます。自分の考えを述べフィードバックをもらうということは、この上なく大きな学びなのです。

報告時の注意点
上司への状況報告、分かりやすく進捗を伝えるコツ

報告時に一番難しいのが報告のタイミング
スケジュール管理ソフトで相手が席についている時間を確認し、集中していないタイミングを見計らって報告します。人によっては外出が多く報告のタイミングが限られていることもあります。ただし至急の問題の場合、電話をかけ、メールに資料を添付するなどして速やかに状況を伝えてください。

原稿を読み上げてみましょう
状況報告に苦手意識がある方は、原稿を読み上げてしまいましょう。だんだん慣れてきて原稿が必要なくなってきます。原稿を読み上げて伝わらない場合は原稿を相手に見せましょう。相手が今後報告して欲しいことを提示してくれる場合もありますし、何より自分の筋書きを知ってもらうということは、相手に自分の特徴を知ってもらうことができ連携がしやすくなります。

いかがでしたでしょうか？
今回お伝えしたのは筆者TUDURAが実践した報告方法です。仕事のスキルは実際に使い、失敗を繰り返すことで磨かれていきます。そして少しずつ自分だけのスキルになっていきます。ぜひ、この記事に書かれたスキルを発展させて皆さんオリジナルのスキルにしてくださいね。

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