販促レポート：＜ワード＞はみ出た数行を一瞬で同じページに収める小技

販促レポート

2018/07/27　Word小技

＜ワード＞はみ出た数行を一瞬で同じページに収める小技

あいさつ文や御礼状などをワード作成する際、次のページに文章がはみ出てしまうことがあります。ほんの数行のため、わざわざ全てを見直すのは効率の悪い作業。そんな時に使えるのが「1ページ分圧縮」という機能。とても便利ですよ。

ほんの数行だけはみ出てしまう
＜ワード＞はみ出た数行を一瞬で同じページに収める小技

電子メールでのやりとりがビジネスでの主流とはいえ、紙に印刷した文書を必要とするシーンはまだまだあります。経営者や責任者による「あいさつ文」や「感謝状」や「御礼状」、捺印した見積り書の表題にあたる「送り状」などが思い当たりますよね。

できるだけシンプルな文章作成を心がけたものの、次のページにほんの数行だけはみ出てしまった！なんてことはよくある事です。印刷してみるといかにも不格好とはいえ、ほんの数行のためわざわざ全てを見直すのも効率の悪い作業だし、と悩んでしまうところです。

そういう時に役立つのがワードの「1ページ分圧縮」という機能。
この機能を使うと、文字を削除することなく、1ページにギュッと収めてくれます。企画書や提案書などの営業ツール作成にも応用が利くため覚えておいて損はなしです。
使い方・設定方法については、次段以降で解説いたします。

1ページ分圧縮する方法
＜ワード＞はみ出た数行を一瞬で同じページに収める小技

このように、少しだけ文章が次のページにはみ出していると、中途半端で気持ちが悪いし、全部大切な内容で全く削れないという時は困ってしまいますね。そこで活用できるのが[1ページ分圧縮]という機能です。

＜ワード＞はみ出た数行を一瞬で同じページに収める小技

Word2013はデフォルトでは、[1ページ分圧縮]という機能はメニューに表示されていません。そのため、まず表示させる必要があります。左上にある下矢印のマークから[その他のコマンド]をクリックします。

＜ワード＞はみ出た数行を一瞬で同じページに収める小技

次に、[すべてのコマンド]を選択して[1ページ分圧縮]を選択したら、[追加]をクリックし、[OK]ボタンを押します。

＜ワード＞はみ出た数行を一瞬で同じページに収める小技

上にメニューが表示されるので、クリックして実行します。すると、このように2ページにあった文字を1ページに収めることができました。

1ページ分圧縮ができない場合の対処法
＜ワード＞はみ出た数行を一瞬で同じページに収める小技

次のページにはみ出した文章が多いと、「これ以上ページを圧縮することはできません。」というメッセージが表示されます。この場合は、以下の手順で解決していきます。

＜ワード＞はみ出た数行を一瞬で同じページに収める小技

[ファイル]メニューから[印刷]をクリックし、その後、余白の部分を選択し、[標準の余白]から[やや狭い]を選択します。1ページに収まっているかどうかは、右側のプレビュー画面で確認できます。それでも収まらない場合は、[狭い]を選択しましょう。

いかがでしたか？
この小技を使えば、スッキリと1ページに収めることができ、スマートな文書作成が簡単にできます。「あいさつ文」や「御礼状」にくわえ、「企画書」や「提案書」などにも応用が利くので覚えておいて損はなし。ぜひ、参考にしてみてください。
※Word2013（Windows版）で操作しています。
※Word2013以外のバージョンだと、項目名が異なる場合があるのでご注意ください。
※画像キャプチャに記載されている内容は架空のデータです。

担当ライター：ryusuke
WordPressサイト制作／Web集客の専門家。大手広告代理店にて、百貨店や出版社のリスティング広告運用を担当。その後独立、広告代理店で培ったSEOやデータ分析の知見を活かし、個人メディアを運営する傍らフリーのコンテンツライターとして活動中。執筆テーマは、集客やマーケティングなどビジネス関連、グルメや音楽関連。
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