販促レポート
2018/10/19 Word小技
＜ワード＞ ハガキ作成、宛名を自動的に差し込んで印刷する方法｜差し込み印刷
ハガキや案内状など、同じ文面を使いながらも「自動的に宛名を替えたい」場合は、差し込み印刷がおすすめです。エクセルと連携して実行するので、今お持ちの顧客名簿やデータベースがそのまま使えとても重宝します。
宛名をいちいち書き直すのは面倒
ハガキや案内状など、印刷のたびに宛名を書き直すのは非常に面倒です。数が少なければ、このやり方でもよいですが、何百、何千となるとこうもいきません。
ミスをすれば、印刷をし直すはめになり印刷代ももったいないですし、ミスに気付かず送ってしまえば、相手に悪い印象を与えてしまい最悪クレームにもなりかねません。
こんな時に活用できるのが「差し込み印刷」という機能です。
この機能を使うと、エクセルと連携して自動で宛名や住所といった箇所を入れ替えて印刷してくれます。確認の手間も省けますし、わざわざ手動で書き直す必要もありません。
次段以降では、この差し込み印刷の使い方・設定方法について解説します。
差し込み印刷の使い方・設定方法
まず、このようにデータを差し込む部分を空欄にした文書データを作成します。
次に、差し込み用のデータをエクセルで作成します。1行目に分かりやすい項目名を記入しましょう。項目名は、ワードと統一する必要はありません。
ワードファイルに戻って、[差し込み文書]→[宛先の選択]→[既存のリストを使用]で先ほどのエクセルファイルを選びます。
[テーブルの選択]という表示が出たら、該当のシートを選択します。ここではシート1ページを参照するので、'1$'を選択します。[先頭行をタイトル行として使用する]のチェックはつけたままでOKです。これでエクセルと連携ができました。
次に、データを差し込む作業を行います。[差し込み文書]→[文書入力とフィールドの挿入]→[差し込みフィールドの挿入]という順番で進み、該当の場所に一つずつ入力していきます。
全ての場所にデータを差し込んだら、[差し込み文書]の[結果のプレビュー]からきちんとデータが反映されているか確認しましょう。※今回は「氏名」のほか、「試験時間」「試験日」「会場」も自動差し込みしています
すると、このようにデータが正常に差し込まれていることが確認できました。
あとは、[差し込み文書]→[完了と差し込み]→[文書の印刷]を選択すれば、自動的に差し込み部分だけを入れ替えて印刷してくれます。
日付の表示形式が逆になる場合
日付の表示形式が1/1/2018のように逆に入力されてしまうことがあります。これは、まず「Alt+F9」を押してフィールドコードを表示し、後ろに「\@"yyyy年M月d日"」と入力すれば解消できます。
すると、このように正しい順番で表示されるようになりました。
いかがでしたか？
少し設定は複雑ですが、一度覚えてしまえば、書類の作成・印刷の作業負担がだいぶ減るはずです。ちなみに、参照元のエクセルファイルの名前を変えると文書ファイルが開けなくなるので注意しましょう。ぜひ、周りで知らない方がいたら教えてあげてくださいね。
※Word2013（Windows版）で操作しています。
※Word2013以外のバージョンだと、項目名が異なる場合があるのでご注意ください。
※画像キャプチャに記載されている内容は架空のデータです。
ハガキや案内状など、印刷のたびに宛名を書き直すのは非常に面倒です。数が少なければ、このやり方でもよいですが、何百、何千となるとこうもいきません。
ミスをすれば、印刷をし直すはめになり印刷代ももったいないですし、ミスに気付かず送ってしまえば、相手に悪い印象を与えてしまい最悪クレームにもなりかねません。
こんな時に活用できるのが「差し込み印刷」という機能です。
この機能を使うと、エクセルと連携して自動で宛名や住所といった箇所を入れ替えて印刷してくれます。確認の手間も省けますし、わざわざ手動で書き直す必要もありません。
次段以降では、この差し込み印刷の使い方・設定方法について解説します。
差し込み印刷の使い方・設定方法
まず、このようにデータを差し込む部分を空欄にした文書データを作成します。
次に、差し込み用のデータをエクセルで作成します。1行目に分かりやすい項目名を記入しましょう。項目名は、ワードと統一する必要はありません。
ワードファイルに戻って、[差し込み文書]→[宛先の選択]→[既存のリストを使用]で先ほどのエクセルファイルを選びます。
[テーブルの選択]という表示が出たら、該当のシートを選択します。ここではシート1ページを参照するので、'1$'を選択します。[先頭行をタイトル行として使用する]のチェックはつけたままでOKです。これでエクセルと連携ができました。
次に、データを差し込む作業を行います。[差し込み文書]→[文書入力とフィールドの挿入]→[差し込みフィールドの挿入]という順番で進み、該当の場所に一つずつ入力していきます。
全ての場所にデータを差し込んだら、[差し込み文書]の[結果のプレビュー]からきちんとデータが反映されているか確認しましょう。※今回は「氏名」のほか、「試験時間」「試験日」「会場」も自動差し込みしています
すると、このようにデータが正常に差し込まれていることが確認できました。
あとは、[差し込み文書]→[完了と差し込み]→[文書の印刷]を選択すれば、自動的に差し込み部分だけを入れ替えて印刷してくれます。
日付の表示形式が逆になる場合
日付の表示形式が1/1/2018のように逆に入力されてしまうことがあります。これは、まず「Alt+F9」を押してフィールドコードを表示し、後ろに「\@"yyyy年M月d日"」と入力すれば解消できます。
すると、このように正しい順番で表示されるようになりました。
いかがでしたか？
少し設定は複雑ですが、一度覚えてしまえば、書類の作成・印刷の作業負担がだいぶ減るはずです。ちなみに、参照元のエクセルファイルの名前を変えると文書ファイルが開けなくなるので注意しましょう。ぜひ、周りで知らない方がいたら教えてあげてくださいね。
※Word2013（Windows版）で操作しています。
※Word2013以外のバージョンだと、項目名が異なる場合があるのでご注意ください。
※画像キャプチャに記載されている内容は架空のデータです。
担当ライター：ryusuke
WordPressサイト制作／Web集客の専門家。大手広告代理店にて、百貨店や出版社のリスティング広告運用を担当。その後独立、広告代理店で培ったSEOやデータ分析の知見を活かし、個人メディアを運営する傍らフリーのコンテンツライターとして活動中。執筆テーマは、集客やマーケティングなどビジネス関連、グルメや音楽関連。
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