販促レポート：身につけよう、仕事の生産性を向上させる「上手に断る技術」

販促レポート

2016/10/26　仕事術ハック

身につけよう、仕事の生産性を向上させる「上手に断る技術」

他の仕事に追われているのに、断りきれずつい引き受けてしまった・・・。普段からお世話になっている担当者さんからの依頼であれば、なおさら断りにくいものです。今回は、そんな方のために、相手に嫌われない上手な断り方をご紹介します。

断ることは、良好な信頼関係を保つために必要である
身につけよう、仕事の生産性を向上させる「上手く断る技術」

断るという言葉にどんなイメージをお持ちですか？
恐らく誰の中にも、「依頼を拒否する」「意見を否定する」といったマイナスでネガティブなイメージがつきまといがちです。こういったイメージがあるから、忙しくてもつい断れずに仕事を受けてしまいますが、実は断るという行動は良好な信頼関係を保つために欠かせない要素の一つとなります。

例えば、自分ではとても捌ききれない大きなお仕事を依頼されたとします。
しかし、断るのは申し訳ないからと無理に引き受けても、場合によっては中途半端な状態でギブアップしてしまい、相手に迷惑をかけるどころか信頼関係を大きく損なうことになりかねません。社内であれば謝ってすむ問題も、社外からの依頼であればそうはいきませんよね。

こういった時は引き受けるよりも断った方がお互い不利益を被らずに済んだはずですが、「断る」という行動に勇気が持てず悲惨な結果を生んでしまうことは意外とよく聞く話です。

このようなことを避けるため、断るという行動は決して後ろ向きなものではなく、お互いの関係を良好にするには必要なのです。

断り下手だと発生するデメリット
身につけよう、仕事の生産性を向上させる「上手く断る技術」

とはいっても、相手に気を遣いすぎてなかなか断れないものです。ここでは実際に「断り下手」だと、どのようなデメリットが発生するのかについて詳しく書いていきたいと思います。

常に心と時間に余裕のない状態になる
断れずに、膨大な量の仕事を引き受けてしまうため、常に時間に追われる状態になります。その結果、心にゆとりを持てなくなって、結果的に「バタバタしている余裕のない人」という印象を周囲に与えてしまうでしょう。

ミスや遅延を連発し、周囲に迷惑をかける
多くの仕事を抱え込んで心と時間に余裕がなくなるため、ミスが増える、納期に間に合わないといった状態になって周囲に迷惑をかけてしまいます。その結果、上司からも取引先からも信頼を失うことになります。

やりたくない仕事に時間を割くためストレスがたまる
やりたくない仕事、不本意な仕事ばかりをこなす事になり、本当に自分がやりたい仕事ができないままの状態が続きます。その結果、大きなストレスを抱えながら仕事をすることになり、仕事全体の能率も下げてしまうでしょう。

相手の心証を悪くしない上手な断り方とは？
身につけよう、仕事の生産性を向上させる「上手く断る技術」

では、実際に相手の心証を悪くしない上手な断り方とは一体、どのような方法になるのでしょうか。それは以下の5つに集約されます。順番に見ていきましょう。

1.ただ断るだけでなく、代替案を提示する
例えば、「ポスターのデザイン」について仕事を依頼されたとしたら、ただ断るだけでなく代わりに知り合いのデザイナーを紹介する、安い業者を紹介するなど代替案を提示すれば、相手を傷つけずに自分の意志を示すことができるでしょう。

2.断る理由を分かりやすく説明する
あいまいに「忙しいから」といって断るのではなく、「現在、多くの案件に対応しており、工数が逼迫しているためお受けできません」のように、明確に断らなければならない理由を明示すると相手も腑に落ちるでしょう。

3.少し時間をおいて断る
頼んでからすぐに断られれば、誰でも良い気分はしないものです。その時点で無理そうだなと分かっていても、すぐに返答せずに一度持ち帰ってから断りましょう。そうすれば、「検討してくれた」という意図を挟むことができます。

4.嘘をつかずに、素直に伝える
嘘をついて断ることは、最も信頼関係を傷つける行動です。言い回しにさえ気を付けていれば、「金額が安い」「主義に反する」など、嘘をつかずに正直な気持ちを相手に伝えた方が却って相手も理解してくれたりするものです。

5.相手を尊重する
ただ断るだけでなく、仕事をくれたことに感謝することが大切です。「依頼の件、誠に嬉しいのですが、現在は手が空いておらずお引き受けできません。また、お手すきの際は、是非ともご対応させていただきます」といった具合に、相手を尊重する言い回しで伝えることで、より良い関係を継続することができます。

いかがでしたでしょうか。断るという行動は、決してネガティブなものではありません。正しく活用すれば、自分と相手の信頼関係をより強固にする一つの手段となります。ぜひ、参考にしてみてください。

＜ライタープロフィール＞

担当ライター：ryusuke
大手広告代理店にて、顧客である百貨店や出版社のリスティング広告運用を担当。その後独立、広告代理店で培ったSEOやデータ分析の知見を活かし、個人メディアを運営する傍らフリーのWebライターとして活動中。執筆テーマは、グルメ関連やビジネス関連など、その他様々な分野のコラムや解説を得意とします。
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