販促レポート：大切な業務連絡など、社内の伝達ミスを防止するコツ

販促レポート

2016/05/31　仕事術ハック

大切な業務連絡など、社内の伝達ミスを防止するコツ

日常業務で扱う重要情報として、日時・価格・連絡先（名前や電話番号など）などがあります。これらは文字が一つ変わって伝わるだけで、大きな損害をもたらしかねません。この記事では大切な業務連絡など、社内の伝達ミスを防止するコツをお伝えします。

人間の伝え方や記憶は意外に曖昧
大切な業務連絡など、スタッフ間の伝達ミスを防止するコツ

何人かで伝言ゲームをやってみると、最初に発信した内容と最後に伝わった内容とのギャップに驚くことがあります。

それは人間の伝え方や記憶がいかに曖昧なものであるかを示しています。概略が伝わればいいものもありますが、それが私達が日常業務であつかう日時・住所・連絡先・価格・人や物も名前などの情報だったらどうでしょう？収集がつかなくなるほど大きなミスに発展してしまうこともあります。

確認作業を習慣づける
もし皆さんが日時・住所・連絡先・価格などの重要情報をあつかう時は、必ず自分で最低2回はチェックを行いましょう。できれば、同僚か上司の方に確認をしてもらえればなお安心です。また、情報の正確性に不安を覚えた場合は、発信元に確認をとることも必要です。
こういった意識を習慣づけるだけで、多くの伝達ミスを防ぐ可能性が高まります。

伝達ミス防止の基本はダブルチェック
情報が内部のメンバーに伝えるためのものであれば、間違えていても情報訂正の連絡とお詫びだけで収まりますが、外部に発信してしまった情報は1文字間違えただけでも大変な事態に発展してしまう場合があります。
伝達ミスを防ぐ基本は「念のため確認する」なのです。

口頭や電話での伝達ミスを防ぐコツ
大切な業務連絡など、スタッフ間の伝達ミスを防止するコツ

口頭や電話でのやりとりは、数字やアルファベットの転記ミスが起こりやすい危険ポイントです。口頭や電話で情報を聞きながらメモする場合は、

相手：「Nセンターの電話番号は03-1234-5678...」
と始められたらすかさず、
あなた：「03-1234-5678...」
とオウム返しをしながらメモを取ります。

そしてメモに最後まで書き留めたところで、「復唱させていただきます。」と言ってもう一度読み上げましょう。
同じ日本人でも、声のトーンやアクセントの癖によって情報が聞き取りづらいこともあります。「オウム返し」と「最後の復唱」をすると、相手が伝えている内容の確認も同時にすることもできますのでぜひ実践してみてください。

伝言メモや電子メールの伝達ミスを防ぐコツ
大切な業務連絡など、スタッフ間の伝達ミスを防止するコツ

電子メールなど電子媒体間での転記方法はコピー＆ペーストが一番確実です。けれど画像データの際はコピー＆ペーストが使えないので、一度メモに転記しなければなりません。

その際に注意したいのが、名前や地名の読み間違いと文字の誤認です。これらの問題を解決するために有効なのが「メモにルビを振る」ことです。名前や地名は難しい漢字が使われていたり、「羽生（はぶ）」と「羽生（はにゅう）」のように同じ漢字で異なった読み方をするものもあります。自分は知っていても相手が知っているとは限りません。当たり前の事ですがとても重要ポイントです。

もう一つ注意したいのが、「0（ゼロ）」や「O（オー）」、「ー（ハイフン）」や「＿（アンダーバー）」などの誤認されやすい文字です。もしあなたが手書きで情報を渡す時は、ルビを振ってあげると親切です。相手から手渡された時はその場で確認してルビを振ってしまいましょう。対面でやり取りする場合では、すぐさま相手に確認してしまうのが一番確実です。癖をつけて習慣化してしまいましょう。

いかがでしたでしょうか？
重要情報の伝達ミスは、ダブルチェックや確認を習慣づけることで確実に減らすことができます。皆さんの会社でも、記事で紹介したコツをぜひ実践してみてくださいね。

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