販促レポート：分かりやすい説明で好感度アップ、伝えるための準備プロセス

販促レポート

2016/05/24　仕事術ハック

分かりやすい説明で好感度アップ、伝えるための準備プロセス

日常業務では、分かりやすい説明を求められる機会にあふれています。説明相手に合せた事例や言葉選びはなかなか難しいものです。この記事では筆者TUDURAが実際に行っている、説明するための準備プロセスをご紹介していきます。

相手の理解度を高めるには、話す内容の整理が大切
分かりやすい説明で好感度アップ、伝えるための準備プロセス

お客さんに対しての商品説明、新人教育のための業務説明、スキルやノウハウのセミナーやワークショップなど・・・

私達の日常は、分かりやすく説明をしなくてはならない機会にあふれています。筆者自身も相手の予備知識や理解度を考えながら、毎回、試行錯誤を繰り返しています。

そこでこの記事では、筆者TUDURAが説明原稿や説明手順を決める時に、実際に行っているプロセスをご紹介していきたいと思います。

実はこの原稿も、このプロセスに沿って作成しているんですよ。目的は一点！話す内容を整理し、相手の理解度を１％でも上げることです。

まずはブレスト、説明するためのキーワードを書き出す
分かりやすい説明で好感度アップ、伝えるための準備プロセス

説明原稿の作成をする時や説明する順番を決める時、まずはキーワードを書き出してみましょう。
思考を始めたうちは、説明する必要のあるものと説明不要のものが明確でないはずです。最初は順序を考えず、とにかく書き出してみましょう。

その時のコツとして、いったんパソコンを閉じリラックスできる環境で作業を行うことです。
紙とペンを持って、アイディアが出やすい皆さんのスイートスポットで作業しましょう。好きな音楽を流したり、寝転んだりしたりしながら作業するのもいいですね。筆者TUDURAのスイートスポットはお風呂です。ふにゃふにゃの紙にキーワードをびっしり書き込んでお風呂を上がることもあります。時にはお風呂の中で原稿が完成してしまうこともあるんですよ。

キーワードを書き出したら、説明する順番に並べてみます。
この段階では、あまり考え過ぎずあくまでも仮置きです。説明する順番は、作業と同時進行でより分かりやすいように置き換えていきます。

仕上げはイメトレ、頭の中で仮想説明会を開催する
分かりやすい説明で好感度アップ、伝えるための準備プロセス

次に頭の中で仮想説明会を開催します。
説明する相手は実際に説明する相手に近い相手でもいいのですが、筆者TUDURAの感覚では自分が一番説明したい相手をイメージしながら行うと効果的だと思います。

並べられたキーワードを基に、イメージした相手に説明を繰り返し、少しづつ文脈を改善していきます。
説明した時の相手の表情やリアクションを思い浮かべてみてください。難しい顔が浮かんだらどんな質問が飛んで来るでしょうか？それらの質問に一つひとつ答えていくと、説明原稿や説明する順番ができあがってきます。頭の中で会話をしながらストーリーを組み立てていくイメージです。

そして最後にイメージした相手が話を理解して満足してくれる様子を思い浮かべましょう。
皆さんの仮想説明会が成功していれば、きっと相手は満足そうな顔をしているはずです。ここまで説明原稿や説明する順番を作成するプロセスをお伝えしてきましたが、実はこの作業をすると同時にできてしまっていることがあります。

そう、説明する時のイメージトレーニングです。
頭の中での仮想説明会は、原稿や順番を作成することにも有効ですが、実際に説明する時の想定ができることも大きな利点です。まさに一石二鳥なんですね。

いかがだったでしょうか？
説明や解説する人にとって一番嬉しいのは相手が内容を理解して満足してくれた瞬間です。筆者TUDURAもこの記事を読んでくれている皆さんの表情やリアクション、質問を思い浮かべながら執筆しています。相手に物事を分かりやすく説明することは相手の予備知識や理解度を考慮しながら、分かりやすい事例や言葉を使わなくてはならないため難しいものです。
ぜひ皆さんも、説明するための準備プロセスを参考にし、分かりやすい説明で好感度アップを目指してください。

販促レポートは、特集記事や販売促進コラム、オフィスでの問題解決など、皆さんのビジネスに少しでも役立つ情報をお届け。編集長の弊社代表と様々な分野で活躍する若手ライター陣によって、2008年より地道に運営されております。

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