販促レポート：今すぐ実践！ファシリテーション術で実りある会議を 【販促ノベルティ卸売りセンター】

皆さんの会社の会議やミーティングは、実りあるものになってますか？グダグダだったりダンマリだったり・・・活発さや生産性を感じないとしたら、ファシリテーション不足かもしれません。本日は、このファシリテーションについての考察です。

ファシリテーションとは？


ファシリテーションとは、会議の場でメンバーに意見や発言を促したり整理したりし、「全体の意見をまとめるスキル」のことを指します。ちなみに、ファシリテーションを担当する人を「ファシリテーター」と呼びます。

ファシリテーターは、主導権を握り方向性を示すリーダーとは異なり、あくまで全体の意見を引き出し活性化させ、意見を集約させるサポート役。常に、中立公平な立場にいる必要があります。

• 意見が対立しまとまらない
• 本質からどんどんずれる
• 議論が堂々巡りになる

など、ファシリテーターがいなければ、「それぞれの思惑」や「立場に基づく意見」で議論がまとまらないことから、会議におけるファシリテーターの存在は重要とされています。


ファシリテーターに相応しい人物像


ところで、どんな人物がファシリテーターに相応しいのでしょう。会議やミーティングを実りあるものにするため、適切な人物を添えることが望ましくなってきます。

客観的に物事を見られる人
利害関係や立場の異なるメンバーがいる会議では、それぞれの意見を集約し、一つの結論を出さなければいけません。各々の意見に動じず、意見を整理しまとめるには、全体を客観的に見られる力が必要です。

本音を引き出す質問ができる人
ただ質問をするだけではメンバーから良い意見は出ません。メンバーの主体性と生産性のある意見や主張を引き出すことがファシリテーターの役目。そのためには、相手の本音の引き出す質問力が重要になります。

さり気なく場を雰囲気を作れる人
ファシリテーターにとって、最も重要なのはこのスキルでしょう。リーダーシップのように皆を牽引するのでなく、場の空気を和ませ活発な議論が生まれるような雰囲気を「さり気なく」作ることが大切です。


ファシリテーション術で実りある会議を


中小企業の場合、リーダーである社長さんや責任者さんがファシリテーターを兼ねる場面も多いはず。実りある議論にするため、下記のファシリテーション術を身に着けましょう。

事前にメンバーの特徴を把握する
会議前にしておきたいのが、メンバーの事前調査。メンバーはそれぞれ異なる利害関係、思考・行動パターンを持っています。これを把握しておくだけで、意見に賛成・反対する理由を推測できますし、それらに対し良い提案もできます。

会議の目的を提示する
冒頭で「何を目的とした会議なのか」を簡単に説明しましょう。目的を提示する前には、責任ある決済者と打ち合わせし、会議の目的を理解しておく必要があります。これをするだけで、メンバーの方向性をある程度統一することできます。

メンバーの意見を深掘りし本質を探る
できるだけ「リーダー」としての主義主張をせずに、聞き役に徹しメンバーの意見を深く掘り下げていきます。その際は、色々な角度から聞くことがコツで「5W1H」などの観点から丁寧に深掘りしていくと、うまくまとまっていきます。

議題から逸れたらすぐに制止する
会議の時間は限られています。議題と違うことを話していると思ったらすぐに制止しましょう。ただし、言い方を誤ると相手の気に触り、合意形成に影響が出ることもあるので、「リーダー」とはいえ言葉遣いには十分配慮しましょう。

意見を整理する
意見を「テーマに沿ったもの」「沿ってないもの」で分けます。テーマから逸れたものは「後で話し合う」カテゴリにまとめると、場の空気も悪くなりにくいのでオススメです。「後で話し合う」は次回のテーマとして再利用しましょう。


いかがでしたか？
ファシリテーターに適した人物を添え会議を円滑にするのが望ましいですが、リーダーがファシリテーションを担うことも大切です。会議では、リーダーとしての主義主張をせずに、聞き役に徹しメンバーをまとめるのも一つの手段です。

担当ライター：ryusuke
WordPressサイト制作／Web集客の専門家。大手広告代理店にて、百貨店や出版社のリスティング広告運用を担当。その後独立、広告代理店で培ったSEOやデータ分析の知見を活かし、個人メディアを運営する傍らフリーのコンテンツライターとして活動中。執筆テーマは、集客やマーケティングなどビジネス関連、グルメや音楽関連。
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