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販促レポート

有能なビジネスマンも実践するマルチタスク運用術とは

投稿日:2018/02/14 カテゴリ: 仕事術ハック

できるビジネスマンといえば「複数の仕事を同時にバリバリこなす」こんな感じをイメージする方も多いはず。見よう見真似で手を付けてみたものの、中々同じようにはいきません。有能なビジネスマンが実践するマルチタスク運用術とは。

 

マルチタスクの定義を正しく知ろう
有能なビジネスマンに学ぶ!マルチタスクを上手に使いこなすコツ

マルチタスクとはコンピュータ用語。「1台のコンピュータ」で「2つ以上の処理を同時進行する」ことを指します。

これを人間にあてはめた場合、「複数の仕事を同時並行にこなす」とイメージされがちですが、これは必ずしも正しくはありません。そもそも人間の脳は、複数のことに集中することが苦手です。闇雲に手を付け同時並行に業務を進めれば、脳は疲弊し「集中力」も「注意力」も低下し、かえって非効率になってしまいます。

では、人間に相応しいマルチタスクとはどんなものでしょう。
正しいマルチタスクとは「複数の業務を頻繁に行き来する」ことです。はたから見れば、有能な人ほど「複数の仕事を同時並行にこなしている」ように見えますが、実際は「頻繁に行き来」しているに過ぎません。

しかし、どの業務でもマルチタスクが活かせるわけではなく、「短時間で完了する業務」「定型化された業務」に使用は限られます。不慣れな業務や集中が要される業務だと、業務を行き来するたびに「あれ、さっきまで何をしていたんだっけ」と、切り替えの度に確認するロスが発生してしまい非効率になってしまうからです。

もし、マルチタスクで業務を行う場合は、「複数の業務を同時並行にこなす」のではなく「複数の業務を頻繁に行き来する」という認識を持ち、そしてそれは「短時間で完了する業務」や「定型化された業務」に限定されることを覚えておきましょう。


間違ったマルチタスクの典型例
有能なビジネスマンに学ぶ!マルチタスクを上手に使いこなすコツ

間違ったマルチタスクで仕事を進めると、集中力を低下させ非効率になってしまいがちです。ここでは間違ったマルチタスクの典型例を紹介します。

全ての仕事を同時に行う
冒頭でも書いたように、人はそもそも同時に進めることが得意ではありません。一つの仕事をしながら、電話で話しながら、メールも返して・・とやっていれば、効率的に感じますが、実は非効率な働き方になってしまっています。

割り込みタスクに着手する
仕事でよくあるのが割り込みタスク。社内での評価を上げるために、今の業務を中断して取り掛かりたいところですが、割り込まれる度に手を止めていては集中状態を持続させることはできず、ミスを生む原因にもなりかねません。

仕事のスケジュールが曖昧
とっさの割り込みの仕事にも対応できるように、と予定をあいまいなままにしておくと、「今何をするのがベストなのか?」と仕事をしている最中に悩むようになり、集中を阻害します。また、決断疲れで比較的早い段階で集中が尽きてしまいます。


有能なビジネスマンも実践するマルチタスク運用術
有能なビジネスマンに学ぶ!マルチタスクを上手に使いこなすコツ

では、マルチタスクを上手く使いこなすにはどうすれば良いのでしょうか?それは以下の5つに集約されます。

1.仕事の優先順位を決める
マルチタスクを行うのに欠かせないのが優先順位です。優先順位を決めておけば、割り込まれた業務を対応できるか否かの返答も明確になるし、業務中に、「次は何をしようか?」と考えて気が散ることも少なくなり、仕事に集中できます。

2.手順をマニュアル化する
あまり考えずに無意識に仕事できる状態を作り出しましょう。そのためには、それぞれの仕事の手順を画一化(マニュアル化)することが大切です。これによってマルチタスクでも、ミスなく質を下げない状態で仕事をすることができます。

3.簡単な作業も業務として言語化する
簡単な軽作業も業務として言語化しましょう。「書類をシュレッダーにかける」、「メールを返信する」、「会議室を予約する」などは全て業務です。これらの業務を洗い出しておくと、ヌケモレもなくなり、また集中が途切れた時に「気晴らし用のタスク」として活用できます。

4.マルチタスクを行うのは2つまで
3つ以上の業務を行き来するのは至難の業です。何をしていたかも分からなくなるし、集中は途切れ途切れになってミスも頻発します。3にも書いたようにメールも電話もれっきとしたタスクの一つです。2つに収まるように気をつけましょう。

5.大きな仕事は細分化する
時間のかかる仕事は、「短時間で完了する業務」にまで細分化することで、マルチタスクで実行することが可能になります。これを行うことで、1日に対応できる業務の種類が増えて、まんべんなく複数の業務をこなすことができます。


いかがでしたでしょうか。
ついつい、「複数の仕事を同時並行にこなそう」と思いがちですが、それはかえって非効率。「複数の業務を頻繁に行き来する」という認識を持つことで、今まで以上に仕事をスピードアップできるかもしれません。是非、本日のコラムを参考にしてもらえれば幸いです。



<ライタープロフィール>
担当ライター:ryusuke
WordPressサイト制作/Web集客の専門家。大手広告代理店にて、百貨店や出版社のリスティング広告運用を担当。その後独立、広告代理店で培ったSEOやデータ分析の知見を活かし、個人メディアを運営する傍らフリーのコンテンツライターとして活動中。執筆テーマは、集客やマーケティングなどビジネス関連、グルメや音楽関連。
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販促レポートは、特集記事や販売促進コラム、オフィスでの問題解決など、皆さんのビジネスに少しでも役立つ情報をお届け。編集長の弊社代表と様々な分野で活躍する若手ライター陣によって、2008年より地道に運営されております。

 

 

 

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