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販促レポート

もう誤解を生まない!正しく伝わるオンラインコミュニケーション 新着

投稿日:2019/04/15 カテゴリ: 仕事術ハック

仕事のやり取りはオンラインでもできる時代。メールやチャットツールは便利なものの、言い方一つで相手に誤解を与えてしまうことも。本日は、オンラインコミュニケーションで失敗しない重要ポイントを考察してみます。

 

画面の向こう側に生身の人間がいる
もう誤解を生まない!正しく伝わるオンラインコミュニケーション

メールやチャットツールはビジネスコミュニケーションを効率的にし、多くの企業の生産性を向上させてきました。改めて、対面や電話と比べると、メールやチャットツールはどのような点で優れているのか、メリットをまとめてみました。

  • いつでも情報の送受信ができる(タイミングが自由)
  • 履歴が残り、言った言わないのトラブルにならない
  • 他の作業をしながらコミュニケーションできる
  • 会う時間やその為のコストが不要

などなど、メールやチャットで得られるメリットは非常に多いです。

しかし一方で、テキストのみのやり取りになるので「誤解が生まれやすい」ことに注意しないといけません。メールやチャットだと「画面の向こう側に人がいること」を忘れがちで、ついつい機械的なコミュニケーションとなってしまいます。

しかし対面と同じよう、相手の気持ちを考えて言葉を発するというコミュニケーションの基本は全く変わりません。むしろ対面よりも、表情(視覚情報)や声色(聴覚情報)がない分、より慎重になる必要があります。


オンラインコミュニケーションで誤解を生みやすい人の特徴
もう誤解を生まない!正しく伝わるオンラインコミュニケーション

ここでは、オンラインコミュニケーションで誤解を生みやすい人の特徴についてまとめました。当てはまる方は要注意です。

コミュニケーションの効率化が目的になっている
コミュニケーションは情報伝達の他に、「お互いが気持ちよく働く」ための潤滑油でもあります。単純に効率化できるものでもありません。効率化を最優先し、そういった大切な部分を切り落としていけば、人間関係は悪くなって、かえってコミュニケーションコストがかかってしまいます。

事実が伝われば良いと考えている
あくまでメールやチャットはコミュニケーションツールです。誤解を生みやすい人は、事実を伝えることを最優先しがちで、淡々と書き言葉で解説します。確かに事実は伝わりますが、そればかりではその人の感情や温度感が伝わらないため、むしろ相手に誤解を与えてしまいます。

方法論にばかりこだわっている
メールやチャットなどのオンラインコミュニケーションはあくまで伝達手段。伝達手段の方法論や技術論ばかりにだわっているようでは、議論すべき本質を見失ってしまいます。議論に参加するすべての人は、寛容の精神を持ちスピード感を優先する方が大きなメリットが得られます。


誤解を生まない!オンラインコミュニケーション
もう誤解を生まない!正しく伝わるオンラインコミュニケーション

では、円滑なオンラインコミュニケーションを実践するには、どのようなポイントが大切になるのでしょう。

漢字は少なめに、堅くなりすぎないようにする
メールやチャットツールは、テキストのコミュニケーションであって、書面のやり取りではありません。あまりに仰々しく堅苦しく書かれると、相手は身構えてしまいます。そうならないように、漢字はなるべく少なめに、ひらがなを多めに使うことを意識しましょう。

断る、指摘する時は言い方に気をつける
特に、相手へフィードバックする時や断る時、ちょっとした言い回しで怒っている、嫌われたと誤解されてしまいます。自分の感情をはっきり書くのも一つの手ですし、誤解が生まれそうな内容に関しては、電話や対面で行った後、チャットやメールでエビデンスとして残すという方法が得策かもしれません。

丁寧すぎるほどに噛み砕いて説明する
オンラインコミュニケーションで誤解が生まれるケースのほとんどは、説明不足によるものです。日本人は特に言外に意味を含むことが多いです。これは対面のコミュニケーションなら可能ですが、ネットコミュニケーションでは不可能に近いです。自分が伝えたい内容を丁寧に噛み砕いて説明することを心がけましょう。

こまめに確認する
オンラインコミュニケーションはでは表情や声色の情報が得られないため、分かっているつもりでも、お互いの認識がズレていることがあります。コミュニケーションのズレを放置しておくと、誤解がどんどん広がってトラブルに発展するケースもあります。理解しているものも、何度も相手に確認しましょう。

相手の文体、テンポに合わせる
人によって、心地良い文体・テンポがあります。堅いビジネスライクな文体でしっかりと考えて返信する人もいれば、カジュアルな文体でテンポ良くスピーディーに返信する人もいます。TPOに合わせた文体、言い回しに最適化しましょう。


オンラインコミュニケーションといっても、画面の向こう側にいるのは人であって、「相手の気持ちを考えて言葉を発する」という基本は同じです。ぜひ、本日のポイントを参考にしてみてください。


担当ライター:俵谷龍佑
WordPressサイト制作/Web集客の専門家。大手広告代理店にて、百貨店や出版社のリスティング広告運用を担当。その後独立、広告代理店で培ったSEOやデータ分析の知見を活かし、個人メディアを運営する傍らフリーのコンテンツライターとして活動中。執筆テーマは、集客やマーケティングなどビジネス関連、グルメや音楽関連。
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