販促レポート：中小企業必見！外注先に効率よく仕事依頼できる5つのコツ

販促レポート

2018/10/31　仕事術ハック

中小企業必見！外注先に効率よく仕事依頼できる5つのコツ

少数精鋭で会社を運営する中小企業にとって、外注先などの協力会社はなくてはならない存在。しかし、外注であるがゆえ、思い通りに仕事が進まず手間やコストがかかってしまう事も・・・そこで本日は、外注先に効率よく仕事依頼するコツをご紹介。

外注先に仕事依頼するメリットとは
経営者必見！外注先に効率よく仕事依頼できる5つのコツ

ホームページ制作であれば「デザイナーやライター」が必要で、システム開発であれば「プログラマーやSE」が不可欠です。IT関係だけでなくても、美容室やレストラン、内装リフォーム業などなど、単独で事業を完結する業種など、実際はほぼありません。いずれの業態であっても外注先との健全な関係があってこそ事業はうまく回っていきます。

改めて、外注するとどんなメリットが享受できるのでしょうか？以下にてまとめました。

固定費を削減できる
雇用すると発生する社会保険料、残業代、教育費、オフィス用品一式といった固定費が削減できます。また、外注先との契約のほとんどは、月給でなく成果に応じて報酬を支払う業務委託契約のため、予算に合わせて報酬額を決められます。

専門家に委任できる
専門職を雇用する場合は一般と比べ高額給与になることが多く、今いる従業員に専門的な知識を教えるとなると大変な労力と時間がかかってしまいます。しかし、外注であれば「応分なコスト」で「必要な時だけ」依頼できとても機動的です。

業務の過多に応じ発注できる
業務量にムラのある仕事の場合、他実務との兼任が普通ですが、一方で一つ一つが雑になりがちというデメリットもでてきます。しかし外注であれば、業務量に応じ発注できるため、費用対効果が高いだけでなく、何よりも質が担保されます。

外注するのに不向きな仕事とは？
経営者必見！外注先に効率よく仕事依頼できる5つのコツ

上に挙げたように、外注には様々なメリットがありますが、反面、外注に不向きな仕事も存在します。これを知らずに発注してしまうと、コストばかりかかって、期待していた成果を得られません。発注する前には、以下の項目をそれぞれ確認してみましょう。

納期が短い仕事
社内スタッフであればどんなに納期が短くてもどうにか対応してもらえますが、外注の場合は、他に取引先を多数抱えていることも多くあります。そのため、特急料金など追加費用がかかる場合があります。極力、短納期の仕事は内製で済ませましょう。

重要な情報を扱う仕事
例えば、クライアントの顧客データや取引情報を扱う業務の場合は、外注に任せるのはハイリスクです。なぜなら、情報セキュリティーの徹底管理が難しいからです。もし、外注に任せたいなら、常駐という形で見える範囲で動いてもらうのがベターです。

依頼に時間がかかる仕事
業務量をアウトソーシングし、事業成長させることが外注する本来の目的。手間がかかり、依頼前と業務量が変わらなら、それは本末転倒です。依頼内容の標準化が難しい仕事は、内製で時間短縮できないか、という方向で検討した方が良さそうです。

外注先に効率よく仕事依頼できる5つのコツ
経営者必見！外注先に効率よく仕事依頼できる5つのコツ

外注の場合、電話やeメールでの発注が多く、コミュニケーションの行き違いも起こり、全く意図と異なる状態で納品物があがってくることもあります。こうならないためにも、仕事を効率よく依頼できるコツを押さえておきましょう。

「早いレスポンス」はあきらめる
外注の業者と常駐やオンサイトの契約を結ばない限りは、内製とほぼ同レベルのレスポンスを求めることは難しいです。基本的に、伝えるべきことは全て発注書やマニュアルに書き記しておき、緊急の時にだけ連絡するくらいがちょうど良いです。

「誰でも伝わるような」わかりやすい依頼をする
基本的に、外注に依頼する場合は、対面で話す機会はほとんどありません。発注書・企画書を見ただけで誰でも理解できるくらいのレベルに落とし込んでおきましょう。こうすることで、修正のやりとりやコミュニケーションの齟齬を減らすことができます。

こまめに目的・コンセプトを伝える
発注する仕事の本目的・コンセプトを明確に伝えましょう。社内であれば、会議などで仕事全体の流れなどを把握できますが、外注だと「何のための仕事なのか」という部分が把握できず、動きづらくなってしまいます。面倒ですがこまめに伝えましょう。

丸投げしない、適度にコミュニケーションをとる
丸投げの気持ちは分かりますが、これはNG。顔は見えなくても相手は人、投げっぱなしでコミュニケーションもなければ、外注さんのモチベーションを著しく下げますし、何も指示がないからと自己流に解釈し、納品物のクオリティも下がってしまいます。

継続不可能になった場合も想定しておく
外注の都合で契約がストップ、または突然連絡がつかなくなることもあります。このような事態も想定し、全部の工程を依頼せずに一部だけ発注する、外注と同じ作業ができるスタッフを社内に一人用意しておくなどしてリスクヘッジをしておきましょう。

いかがでしたか？
お仕事の外注や外注先は、皆さんのキャリアやサービスを補完する大切な役目です。目的やコンセプトを分かりやすくしっかり伝え、適度なコミュニケーションを図っていきましょう。本日のコラムを、ぜひ参考にしてみてください。

＜ライタープロフィール＞

担当ライター：ryusuke
WordPressサイト制作／Web集客の専門家。大手広告代理店にて、百貨店や出版社のリスティング広告運用を担当。その後独立、広告代理店で培ったSEOやデータ分析の知見を活かし、個人メディアを運営する傍らフリーのコンテンツライターとして活動中。執筆テーマは、集客やマーケティングなどビジネス関連、グルメや音楽関連。
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