販促レポート
2017/10/27 Word小技
＜ワード＞ 自動更新される目次を簡単に作成する便利ワザ
マニュアルや仕様書などページ数が多いワード文書の場合、ページを行ったり来たり...とにかく面倒。そんな時は、先頭に目次を設定してあげると、読み手に対しとても親切です。そこで今回は、目次を簡単に作成する方法をご紹介します。
ページ数の多いワード文書は検索が大変
数ページのワード文書であれば問題ありませんが、マニュアル、仕様書、企画書、事業計画書など10ページ以上のドキュメントになると、内容を確認するたび「あの項目は何ページにあったっけ？」と、ページを行ったり来たりしてとても時間がかかってしまいます。
社内のミーティング程度ならまだしも、お客様へのプレゼンテーションの場合は、これじゃいけませんよね。もちろん、短縮機能の「Cttrl＋F」である程度の対処ができるとはいえ、ものには限度が...やっぱりスマートにいきたいところです。
そこで活用したいのが目次機能。
目次機能を設定すれば、各見出しの場所にジャンプしてくれるだけでなく、内容に変更があった場合も目次を手動で直さずとも、簡単に更新することができます。とても便利な機能なので、ぜひ覚えていって下さい。設定方法については次段以降で解説します。
ワード文書、目次の作成方法
まず、目次を作成する前に、目次に表示させたい部分を「アウトラインレベル」にする作業が必要になります。アウトラインレベルとは、文章の構造を表すもので、この表示形式にすることで目次に表示されるようになります。
ctrlキーを押しながら目次に表示したい文章を選択、[参考資料]タブから、[テキストの追加]をクリック、レベル1～レベル9の中から選びます。これでアウトラインレベルが設定できました。ちなみに「レベル」の使い分けは、大見出し→中見出し→小見出しと一つの章の中で階層分けしたい時に役立ちます。
いよいよ、目次を作成する方法に移ります。目次を置きたい場所にカーソルを合わせ、[参考資料]タブの[目次]ボタンをクリック。[自動作成の目次1]を選択します。※目次1と目次2との違いは、タイトルが「内容」か「目次」かの違いなのでどちらを選択しても問題ありません。
これで目次を作成できました。ちなみに、目次の見出し部分をCtrlキーを押しながらクリックすると見出しの場所までジャンプすることができます。
目次が不要になった場合は、[参考資料]タブの[目次]ボタンをクリック、[目次の削除]から削除できます。
ワード文書、目次を簡単に更新する方法
内容に変更があった場合、わざわざ目次を手作業で修正せず簡単に更新することができます。その方法もあわせてご紹介します。
[参考資料]タブから[目次の更新]をクリックし、[目次をすべて更新する]を選択し[OK]を押します。これで更新完了。とても簡単ですね。
ただし、前述したように目次に表示させるにはアウトラインレベルの設定が必要なので、そこは忘れないように注意してください。
いかがでしたでしょうか。
この便利ワザを使えば、企画書やマニュアルなどページ数の多いワード文書でも快適。お客様へのプレゼンテーションや商談、社内の企画会議など、使いどころはたくさんありそうです。部下や同僚など、もしも周りで知らないスタッフがいたら、ぜひ教えてあげてください。
※Word2013で作業のため環境によって項目名が異なります。
※画像はサンプル文章です。
＜ライタープロフィール＞
数ページのワード文書であれば問題ありませんが、マニュアル、仕様書、企画書、事業計画書など10ページ以上のドキュメントになると、内容を確認するたび「あの項目は何ページにあったっけ？」と、ページを行ったり来たりしてとても時間がかかってしまいます。
社内のミーティング程度ならまだしも、お客様へのプレゼンテーションの場合は、これじゃいけませんよね。もちろん、短縮機能の「Cttrl＋F」である程度の対処ができるとはいえ、ものには限度が...やっぱりスマートにいきたいところです。
そこで活用したいのが目次機能。
目次機能を設定すれば、各見出しの場所にジャンプしてくれるだけでなく、内容に変更があった場合も目次を手動で直さずとも、簡単に更新することができます。とても便利な機能なので、ぜひ覚えていって下さい。設定方法については次段以降で解説します。
ワード文書、目次の作成方法
まず、目次を作成する前に、目次に表示させたい部分を「アウトラインレベル」にする作業が必要になります。アウトラインレベルとは、文章の構造を表すもので、この表示形式にすることで目次に表示されるようになります。
ctrlキーを押しながら目次に表示したい文章を選択、[参考資料]タブから、[テキストの追加]をクリック、レベル1～レベル9の中から選びます。これでアウトラインレベルが設定できました。ちなみに「レベル」の使い分けは、大見出し→中見出し→小見出しと一つの章の中で階層分けしたい時に役立ちます。
いよいよ、目次を作成する方法に移ります。目次を置きたい場所にカーソルを合わせ、[参考資料]タブの[目次]ボタンをクリック。[自動作成の目次1]を選択します。※目次1と目次2との違いは、タイトルが「内容」か「目次」かの違いなのでどちらを選択しても問題ありません。
これで目次を作成できました。ちなみに、目次の見出し部分をCtrlキーを押しながらクリックすると見出しの場所までジャンプすることができます。
目次が不要になった場合は、[参考資料]タブの[目次]ボタンをクリック、[目次の削除]から削除できます。
ワード文書、目次を簡単に更新する方法
内容に変更があった場合、わざわざ目次を手作業で修正せず簡単に更新することができます。その方法もあわせてご紹介します。
[参考資料]タブから[目次の更新]をクリックし、[目次をすべて更新する]を選択し[OK]を押します。これで更新完了。とても簡単ですね。
ただし、前述したように目次に表示させるにはアウトラインレベルの設定が必要なので、そこは忘れないように注意してください。
いかがでしたでしょうか。
この便利ワザを使えば、企画書やマニュアルなどページ数の多いワード文書でも快適。お客様へのプレゼンテーションや商談、社内の企画会議など、使いどころはたくさんありそうです。部下や同僚など、もしも周りで知らないスタッフがいたら、ぜひ教えてあげてください。
※Word2013で作業のため環境によって項目名が異なります。
※画像はサンプル文章です。
＜ライタープロフィール＞
担当ライター：ryusuke
Web集客の専門家。大手広告代理店にて、百貨店や出版社のリスティング広告運用を担当。その後独立、広告代理店で培ったSEOやデータ分析の知見を活かし、個人メディアを運営する傍らフリーのコンテンツライターとして活動中。執筆テーマは、集客やマーケティングなどビジネス関連、グルメや音楽関連を得意とします。
公式ブログ
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