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作業効率アップ!仕事をためないスケジュール管理とは?

投稿日:2018/07/04 カテゴリ: 仕事術ハック

きちんとスケジュール管理しているのに、気がつけばいつも予定オーバー・・・。できればサクサク仕事を終わらせたい、というのは誰もが持つ悩みですよね。そこで本日は、仕事をためないスケジュール管理についてご紹介いたします。

 

仕事がたまってしまう原因について
作業効率アップ!仕事をためないスケジュール管理とは?

しっかりスケジュールを作成しているはずなのに、仕事ばかりが滞積していく。そういった状況が起きている場合、以下の3つが原因として考えられます。

業務量が多い
単に業務量が多いと、たとえ適切なスケジュールを作成したとしても効果は発揮されません。できそうにない仕事は断る、部下や同僚などに一部業務をお願いするなどして、業務整理を行いましょう。仕事を断るのが苦手な方は、以下の過去記事を参考にどうぞ。
過去記事:身につけよう、仕事の生産性を向上させる「上手に断る技術」

作業効率が悪い
一つ一つの作業に長い時間がかかっているなら、業務を効率的にこなせていない可能性があります。適切なプロセスで業務を遂行できているか、業務中に無関係なメール業務やタスク処理に脱線していないか、一つずつ見直して作業効率を高めていきましょう。
過去記事:今すぐ実践!仕事を効率化する正しいタスクの管理法

正しくスケジュール管理できていない
いつも予定オーバーしてしまう場合は、そもそもスケジュール自体に無理があるのかもしれません。業務にかかる時間を正確にイメージできているか、無理のないスケジュールを立てられているか、根本的な部分を一度見直してみましょう。

=====
スケジュール管理のポイントについては次段以降で詳しく説明いたします。


仕事が予定通りに進まない人の特徴
作業効率アップ!仕事をためないスケジュール管理とは?

スケジュール管理をしているのに、いつも予定時間をオーバーして仕事がたまってしまう・・・。そんな方は、もしかすると間違ったスケジュール管理をしているかも。仕事が予定通りに進まない人がやってしまいがちな典型例を以下にまとめました。当てはまる方は要注意です。

仕事が来たらすぐに対応する
一見良いように感じますが、裏を返せば常に新しい仕事に対応するけれど、その度に今までやっていた仕事を中断することになるので、全体の業務効率は悪くなります。本来の予定からどんどんずれ込んで、結果的に仕事が滞積してしまいます。

楽観的に予定を立てている
予定は現実的で実行可能なものでなければなりません。予定を立てる時はつい楽観的になってしまいますが、体調が悪かったり、ミスやトラブルが起こったりする時もあります。無理なスケジュールを組むと、想定外の事態に適切に対応できなくなります。

無計画に仕事を引き受けてしまう
仕事が予定通りに進まない人は、往々にして作業時間を正確にイメージできていないことが多いです。時間に余裕があると思い込んで次々に仕事を引き受けてしまいます。仕事を引き受けたことで、さらに仕事は堆積し、結果的に連日残業したり、納期に間に合わなくなったりします。


仕事をためないスケジュール管理とは?
作業効率アップ!仕事をためないスケジュール管理とは?

では、予定通りに仕事をこなすには、どのようなポイントを意識すれば良いのでしょうか?それは以下の5つに集約されます。

1.帰宅時間から逆算して予定を立てる
帰宅時間というデッドラインを引いて、そこから逆算して予定を立てるだけでなく、帰宅時間→電車に乗る時間→退社する時間といったように、細かく行動を可視化することで、自分が現実的に使える時間を把握できます。

2.予定の間には15分の「空白時間」を開ける
いつ新しい仕事が入ってくるか分かりませんし、あまり調子が乗らず思い通りに仕事が進まない時もあります。そういったことも考慮して、できる限り予定の間には10~15分の空白時間を作っておくと、予定がオーバーすることを防げます。

3.やり慣れている仕事を午前中に行う
基本的に、やり慣れている仕事は午前中に行うのがベターです。というのも、やり慣れている仕事の方が早めに完了できる可能性があるためです。予定よりも早めに終われば、精神的なゆとりも出て重要な仕事に腰を据えて取り組むことができます。

4.タイマーで予実管理する
スケジュール管理の精度を上げるには、タイマーで予実管理をするのが有効です。実働時間とのズレを正確に把握することで、予定の立て方に問題があるのか、そもそも作業効率に問題があるのか、逐一その問題を分析することができます。

5.予定終了時間になったら強制的に切り上げる
たとえ、最適なスケジュールを立てたとしても、「キリが悪いからもう少し延長」といって、何度も予定をオーバーしていたら、スケジュールを作った意味がありません。キリが悪くても、予定終了時間が来たら強制的に終了するクセをつけましょう。


いかがでしたか?
スケジュールは決して理想の計画表ではありません。その日の体調や気分を考慮した「現実的で実行可能な計画表」という意識で作成しましょう。ぜひ、本日のコラムを参考に実践してみてください。


<ライタープロフィール>
担当ライター:ryusuke
WordPressサイト制作/Web集客の専門家。大手広告代理店にて、百貨店や出版社のリスティング広告運用を担当。その後独立、広告代理店で培ったSEOやデータ分析の知見を活かし、個人メディアを運営する傍らフリーのコンテンツライターとして活動中。執筆テーマは、集客やマーケティングなどビジネス関連、グルメや音楽関連。
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販促レポートは、特集記事や販売促進コラム、オフィスでの問題解決など、皆さんのビジネスに少しでも役立つ情報をお届け。編集長の弊社代表と様々な分野で活躍する若手ライター陣によって、2008年より地道に運営されております。

 

 

 

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