販促レポート
2018/03/30 ワードプレス
WordPress小技：お問合わせフォームに自動返信機能をつける方法
企業サイトで収益を伸ばすならブログソフトのワードプレスが断然おすすめ。今回は、人気プラグイン「Contact Form7」に自動返信機能をつける方法をご紹介。顧客からのお問合せをタイムリーに処理しチャンスロスを防ぎましょう。
自動返信機能を設定しビジネスチャンスを逃さない
公開した企業サイトが正しく運営されているなら、様々な「お問い合わせ」や「相談」などが来ているはずです。
できれば、全て迅速に対応したいものですが、人手が少ない場合はそうもいきません。しかし、送信したユーザー側からすると、問い合わせから何日も返信がなければ、「この会社は大丈夫？」「きちんと届いている？」と不安に思ってしまいます。
ビジネス拡大を狙いWEBサイト運営したはずなのに、こういったチャンスロスはもったいない事ですし、特に返品や苦情といったものならトラブルはさらに悪化してしまうことも考えられます。
このような問題は、自動返信機能を設定し回避しましょう。送信したユーザーは「問い合わせが正常に送られた」ことが分かり、またサイト運営する企業側は「返信に2～3日ほどかかることがあります」という文言を添えることで緊急性のある案件との切り分けが可能になります。
次段以降では、お問い合わせフォームの人気プラグイン「Contact Form7」を使い、自動返信機能の設定方法をご紹介します。
参照：Contact Form7｜WordPress プラグイン
なお、自動返信機能の設定には、あらかじめプラグインの実装を済ませている必要があり、実装方法は過去記事にて詳しく解説しています。
過去記事：＜WordPress＞ ワードプレスで企業サイト制作｜お問合せページを作ろう
お問合わせフォームに自動返信機能をつける方法
「Contact Form7」の自動返信設定のポイントは2つ。1つ目が「自分宛て」に自動送信する設定、2つ目が問い合わせをした「送信ユーザー」に自動返信する設定です。それぞれ設定方法を解説します。
最初に、自分宛てに問い合わせ内容を自動送信する設定を行います。設定で非常に重要なのが、この赤枠でかこった「メールタグ」です。
メールタグとは、フォームの項目で使っているタグのこと。このタグは、メール上ではフォームの項目に変換されて表示されます。
各項目は、以下のように修正しましょう。
[メッセージ本文]に記載されている内容が、そのままメール本文に記載されます。初期設定のままだと分かりにくいので、見やすい形に修正しましょう。問題がなければ、下にスクロールして[保存]を押します。
次に、メール（2）にチェックを入れます。すると、編集画面が表示されます。ここでは、ユーザーへ自動返信するメールの内容を設定・修正できます。各項目は、以下のように修正しましょう。
[メッセージ本文]も、さきほどと同じ要領でユーザーが分かるような形に書き換えます。問題がなければ、[保存]ボタンを押します。
最後に、正しくメールが送られるか、フォームに情報を入力して確認しましょう。
まずは、自分宛ての自動送信メール。このようにきちんと届いています。
続いて、問い合わせしたユーザーに送られる自動返信メール。きちんと設定がされています。
いかがでしたでしょうか。
自動返信機能の設定でビジネスチャンスを逃さないだけでなく、返信漏れによるトラブルを防げますし、本来の業務に集中して取り組むことも出来ます。ぜひ、参考にしてみてください。サイト制作について最初からおさらいしたい場合は、バックナンバーをどうぞ。
＜ライタープロフィール＞
公開した企業サイトが正しく運営されているなら、様々な「お問い合わせ」や「相談」などが来ているはずです。
できれば、全て迅速に対応したいものですが、人手が少ない場合はそうもいきません。しかし、送信したユーザー側からすると、問い合わせから何日も返信がなければ、「この会社は大丈夫？」「きちんと届いている？」と不安に思ってしまいます。
ビジネス拡大を狙いWEBサイト運営したはずなのに、こういったチャンスロスはもったいない事ですし、特に返品や苦情といったものならトラブルはさらに悪化してしまうことも考えられます。
このような問題は、自動返信機能を設定し回避しましょう。送信したユーザーは「問い合わせが正常に送られた」ことが分かり、またサイト運営する企業側は「返信に2～3日ほどかかることがあります」という文言を添えることで緊急性のある案件との切り分けが可能になります。
次段以降では、お問い合わせフォームの人気プラグイン「Contact Form7」を使い、自動返信機能の設定方法をご紹介します。
参照：Contact Form7｜WordPress プラグイン
なお、自動返信機能の設定には、あらかじめプラグインの実装を済ませている必要があり、実装方法は過去記事にて詳しく解説しています。
過去記事：＜WordPress＞ ワードプレスで企業サイト制作｜お問合せページを作ろう
お問合わせフォームに自動返信機能をつける方法
「Contact Form7」の自動返信設定のポイントは2つ。1つ目が「自分宛て」に自動送信する設定、2つ目が問い合わせをした「送信ユーザー」に自動返信する設定です。それぞれ設定方法を解説します。
最初に、自分宛てに問い合わせ内容を自動送信する設定を行います。設定で非常に重要なのが、この赤枠でかこった「メールタグ」です。
メールタグとは、フォームの項目で使っているタグのこと。このタグは、メール上ではフォームの項目に変換されて表示されます。
各項目は、以下のように修正しましょう。
- 送信先・・・変更なし
- 送信元・・・[your-name]を消す
- 題名・・・分かりやすいタイトルに変更（ここでは、お問合わせ内容：[your-subject]に書き換え）
- 追加ヘッダー・・・変更なし
[メッセージ本文]に記載されている内容が、そのままメール本文に記載されます。初期設定のままだと分かりにくいので、見やすい形に修正しましょう。問題がなければ、下にスクロールして[保存]を押します。
次に、メール（2）にチェックを入れます。すると、編集画面が表示されます。ここでは、ユーザーへ自動返信するメールの内容を設定・修正できます。各項目は、以下のように修正しましょう。
- 送信先・・・変更なし
- 送信元・・・変更なし
- 題名・・・「お問合わせありがとうございます。」に書き換え
- 追加ヘッダー・・・変更なし
[メッセージ本文]も、さきほどと同じ要領でユーザーが分かるような形に書き換えます。問題がなければ、[保存]ボタンを押します。
最後に、正しくメールが送られるか、フォームに情報を入力して確認しましょう。
まずは、自分宛ての自動送信メール。このようにきちんと届いています。
続いて、問い合わせしたユーザーに送られる自動返信メール。きちんと設定がされています。
いかがでしたでしょうか。
自動返信機能の設定でビジネスチャンスを逃さないだけでなく、返信漏れによるトラブルを防げますし、本来の業務に集中して取り組むことも出来ます。ぜひ、参考にしてみてください。サイト制作について最初からおさらいしたい場合は、バックナンバーをどうぞ。
＜ライタープロフィール＞
担当ライター：ryusuke
WordPressサイト制作／Web集客の専門家。大手広告代理店にて、百貨店や出版社のリスティング広告運用を担当。その後独立、広告代理店で培ったSEOやデータ分析の知見を活かし、個人メディアを運営する傍らフリーのコンテンツライターとして活動中。執筆テーマは、集客やマーケティングなどビジネス関連、グルメや音楽関連。
公式ブログ
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