販促レポート：今すぐ実践！仕事を効率化する正しいタスクの管理法 【販促ノベルティ卸売りセンター】

作業効率が悪いせいか、気がつくと夜遅くまでの残業・・・。正しく手早く仕事を終わらせたい、というのは誰もが持つ悩み。そこで今回は、仕事を効率化する「正しいタスク管理法」についてご紹介いたします。

仕事を遅らせる主な原因とは


まず、正しいタスク管理法を知る前に、仕事を遅らせる原因を把握することが重要です。管理職、スタッフに関わらず、主な原因は以下の3つに大別されます。

原因1．仕事の目的が曖昧
仕事の目的が曖昧だと「なぜこれを？」という疑問に時間をとられ、なかなか作業に着手できません。曖昧なまま進めてしまえば、仕事を依頼した上司やクライアントの意図とズレて、無駄な修正が発生する可能性が高まります。

原因2．途中で別の仕事が割り込まれる
よくあるのが「割り込みタスク」です。今日の夕方中までに頼まれたからと、現在取り組んでいたタスクを中断して新しいタスクに着手するといった具合です。これが何度も発生すれば、全体の業務効率を下げる原因になります。

原因3．決定権が自分にない
年次が低いほど、決定権が自分にない場合が多いかもしれません。決定権が委ねられていない仕事ばかりだと、予定が想定しにくい状況になります。予定を立てても想定外のことが相次いで、結果的に仕事が遅延してしまいます。


仕事が終わらない人の間違ったタスク管理法


タスク管理をしているのに、ちっとも仕事の効率が改善されない・・・。そんな方は、もしかすると間違ったタスク管理法かもしれません。仕事が終わらない人がやってしまいがちな典型例を以下に記載しました。当てはまる方は要注意です。

タスクを全てToDoリストに書いている
タスクの把握には書き出すことが大切ですが、全てのタスクをToDoリストに書き出すとかえって非効率です。書くのは、本当に緊急で重要なタスクだけで充分。書きすぎると、管理と確認に時間がかかってしまい本末転倒です。

綿密に予定を汲みすぎている
自分の体調や空き状況を無視して、綿密に予定を組めば想定時間を超えてしまうのは明白です。疲労、トラブル、仕事の割り込み、様々な状況を勘案した上で、予定を立てることが本来の意味でのタスク管理で時間管理といえます。

マルチタスクが効率的と考えている
マルチタスクは、一見スマートで効率的な方法と考えられがちですが、必要以上に集中力を要するため、早い段階で疲労してしまう原因になりかねません。結果的に一つ一つタスクを着実に取り組んだ方が早いことも多いです。


仕事を効率化する正しいタスクの管理法


では、仕事を効率化できる正しいタスク管理法とは、一体どのようなものでしょうか？それは以下の5つに集約されます。

1．タスクごとに作業時間を計測する
タスク管理を日々精度高いものにしていくには、立てた予定と現状の作業時間にどれだけギャップがあるかを把握することです。タスクごとに作業時間を計測すると、次回以降は、より現実的な予定設計とタスク管理ができるようになります。

2．やりやすい仕事から着手する
重要な事柄に対し人は、「逃避心理」が働くため着手までに時間が掛かりがち。無理に取り掛かろうとすれば、必要以上に疲弊しすぐにパワーが尽き果てます。無理せず、やり易い仕事から着手し、時間に余裕のある状態で重要な仕事に取り掛かりましょう。

3．同時に2つ以上の仕事を行わない
一つの仕事が終わるまでは、他の仕事に着手しないようにしましょう。割り込みタスクも、可能なら落ち着いたタイミングを交渉しましょう。前段でも書いたように、マルチタスクは、視点が複数なため集中力を要しミスも出やすくなります。

4．手順をマニュアル化／仕組み化する
作業スピードを早くするだけでは、効率化に限界が出てきます。業務手順をメモし、少しずつマニュアル化・仕組み化していきましょう。業務によっては、エクセルで関数やマクロを使って半自動化・自動化させるのも一つの手です。

5．メールは時間帯を決めてまとめて行う
メール返信は早い方が良いとされますが、必ずしもそうとは限りません。トラブルに関する連絡は早い方が良いですが、基本的な連絡に全て早く返信する必要はありません。メールも一種の割り込みタスクで、全て即レスをしていると業務全体が遅延します。


いかがでしたでしょうか。
正しいタスク管理法といっても、決して斬新な手法ではありません。どれもこれも当たり前で、知っていることや今すぐ実践できるものばかりです。ぜひ、参考にしてみて下さい。


＜ライタープロフィール＞

担当ライター：ryusuke
WordPressサイト制作／Web集客の専門家。大手広告代理店にて、百貨店や出版社のリスティング広告運用を担当。その後独立、広告代理店で培ったSEOやデータ分析の知見を活かし、個人メディアを運営する傍らフリーのコンテンツライターとして活動中。執筆テーマは、集客やマーケティングなどビジネス関連、グルメや音楽関連。
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