販促レポート：忙しいから脱却、時間管理を身につけデキるビジネスマンへ 【販促ノベルティ卸売りセンター】

時間に余裕がなくいつも慌ただしい、どうすれば時間に余裕を持って行動できるのか・・・。こんなお悩みはありませんか？有能なビジネスマンほど徹底して時間管理しているもの。今回は、時間管理のNG行動や重要ポイントをご紹介いたします。

時間管理を身につけることで得られるメリットとは？


時間管理の技術はビジネス上重要なスキルとよくいわれますが、実際身につけることでどのようなメリットがあるのでしょうか？それは、主に以下の3つと言われています。

急な仕事やアクシデントに振り回されなくなる
時間管理をしていれば、急な仕事や予想外のアクシデントに振り回されることが少なくなります。元から予定していた仕事への影響も最小限にとどめることができ、納期遅れなどの二次トラブルを防ぐことができます。

体調や心の状態を健康に保つことができる
時間管理をしていれば、忙しくても終了のメドを立てられるので、追われているという感覚がなくなり心に余裕を持つことができます。比較的、無理のないペースで仕事をすることができるようになります。

本当に重要な仕事に着手できるようになる
時間管理をしていれば、例えば、事業計画の見直し、人員転換・採用の計画など期限はないがいずれ行う必要がある重要な仕事を後回しにせずに、良きに計らって着手できるようになります。


時間管理をする上でついやってしまいがちなNG行動


人に任せずに自分だけで解決しようとする
人に仕事を任せる際には、マニュアル作成や指導をするといった手間が発生します。こんな手間のかかることをするくらいならば、自分で全て行った方が効率的と考えるのはいささか早計です。人に仕事を任せれば、負担が減って冷静に仕事に取り組めるようになる上に、自分が体調を崩して身動きの取れない状態になった時にも、滞りなく仕事を進めることができるようになります。

とにかく時間をかけて仕事に取り組む
時間をかければ、質の良い仕事が仕上がるとは限りません。納期が1週間であろうと3日であろうと、実際に作業をする時間は大体同じなのです。自分でタイムリミットを決めて仕事をした方が生産的に仕事をすることができます。ダラダラと仕事に取り組めば、他の仕事にも影響が出て慢性的に余裕のない状態に陥ってしまうでしょう。

「数分しかないから」と何もしない
例えば、クライアント先の商談まで少し時間があるという時に「あと30分しかない」と怠惰に時間を潰すのか、それともカフェに入って提案資料の最終チェックを行うのかで大きな差が出ます。もちろんその数分で仕事を完遂させることは難しいでしょう。しかし、少しでも仕事を進めることができるチャンスをみすみす失っているのです。


時間管理をする上で押さえておきたいポイント5つ


1.睡眠時間も予定に含めて考える
睡眠時間は仕事のパフォーマンスに大きく影響を与えるため、仕事同様に予定として考えることが大切です。十分な睡眠時間を確保するには、睡眠時間を起点に予定を組むのが良いでしょう。
睡眠時間を起点にすると「睡眠時間→就寝時間が決まる→帰宅時間が決まる→退社時間が決まる」のように、自ずと全ての予定が決まってくるため、メリハリのある生活を送ることができるようになります。

2.仕事を細分化して手順を明確にしておく
「トラブル報告をする」だけだと、この仕事にどのくらいの時間がかかるのか、全く把握できません。しかし、

• トラブル内容を整理する
• 報告書に落とし込む
• 上司に送るメール文章を考える

と細分化するだけで、トラブル報告にかかる時間を正確に見積もることができます。

3.スキマ時間を有効活用する
スキマ時間の有効活用はとても重要です。たった数分でも、机の上の整理整頓やメールの仕分けくらいはできますし、数十分単位であれば、電話やメールの連絡を済ませられます。
スキマ時間だけで大きな仕事を完遂させようと思わずに、細かい単位でどの仕事ができるか考えると良いでしょう。また、スキマ時間用にあらかじめ大きな仕事を細分化しておくのも手です。

4.重要度と緊急度の二軸で優先順位付けをする
つい緊急な仕事ばかりしてしまいますが本来、優先的に行わないといけないのは「重要な仕事」です。重要な仕事の中には、緊急を要さないものもあります。
例えば、プロジェクトの進捗確認、スケジュール調整、ToDoリストの洗い出しなどは緊急ではありません。しかし、放置しておけばいずれやらざるを得ない状況に追い込まれることになります。仕事の優先順位を付ける際は、下記の二つの軸で見るようにしましょう。

• 重要度
• 緊急度

そうすれば、緊急の仕事の増加を未然に防ぐことができるようになります。

5.整理整頓をマメに行う
これは意外に見落とされがちです。なぜなら、整理整頓という事柄は4で紹介した「緊急ではないが重要なこと」に該当するためです。整理整頓されていないデスクやパソコンで仕事をすればパフォーマンスは低下します。放置すれば、パフォーマンスはみるみる下がり、やがて長い時間かけて整理整頓することになるでしょう。細めにデスクやパソコンを整理整頓する習慣をつけることが肝心です。

• パソコンに保存しているファイルは日付ごとにフォルダ管理
• オフィス用品を一つ買ったら一つ捨てる

など、あらかじめ整理整頓のルールを決めておくと良いでしょう。


いかがでしたでしょうか。
いつも忙しくて心に余裕が無い・・・という方は、今回紹介した方法を参考に、現在行っている時間管理の方法を見直してみてはどうでしょうか？正しい時間管理を身につけて、もっともっとデキるビジネスマンへ。


＜ライタープロフィール＞

担当ライター：ryusuke
大手広告代理店にて、顧客である百貨店や出版社のリスティング広告運用を担当。その後独立、広告代理店で培ったSEOやデータ分析の知見を活かし、個人メディアを運営する傍らフリーのWebライターとして活動中。執筆テーマは、グルメ関連やビジネス関連など、その他様々な分野のコラムや解説を得意とします。
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